PENGENDALIAN & SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ancaman-ancaman atas SIA

Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :

– Kebakaran atau panas yang berlebihan

– Banjir, gempa bumi

– Badai angin, dan perang

Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :

– Kegagalan hardware

– Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik.

– Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.

Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :

– Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia

– Kesalahan tidak disengaja karen teledor

– Kehilangan atau salah meletakkan

– Kesalahan logika

– Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan

Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :

– sabotase

– Penipuan komputer

– Penggelapan

Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :

Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified
Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)
Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file)
Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)
Ketidakakuratan proses pembayaran
Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran
Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran
Performansi jelek

Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?

Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.
Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.
WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :

Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi
Struktur organisasional
Badan audit dewan komisaris
Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab
Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
Pengaruh-pengaruh eksternal

AKTIVITAS PENGENDALIAN

Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat
Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:

1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual

2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif

3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu

Aktivitas Pengendalian

Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
Pemisahan tugas
Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
Penjagaan aset dan catatan yang memadai
Pemeriksaan independen atas kinerja

Aktivitas pengendalian dapat berupa:

Pengendalian pengolahan informasi mencakup:

Otorisasi semestinya terhadap transaksi
Dokumen dan catatan
Pengecekan independen
Pemisahan tugas
Pengendalian fisik
Review terhadap kinerja

PENGENDALIAN UMUM

Meliputi:

Pengendalian organisasi.
Pengendalian dokumentasi.
Pengendalian akuntabilitas aktiva.
Pengendalian praktik manajemen.
Pengendalian operasi pusat informasi
Pengendalian otorisasi
Pengendalian akses

PENGENDALIAN ORGANISASI

Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

PENGENDALIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.
Dokumentasi program.
Dokumentasi data
Dokumentasi operasi
Dokumentasi untuk pengguna.

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
Penggunaan log dan register
Review oleh pihak independent

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).
PENGENDALIAN APLIKASI

Meliputi:

Pengendalian otorisasi,
Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Tinjauan menyeluruh konsep-konsep pengendalian

Apakah definisi dari pengendalian internal itu ?

Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Apakah pengendalian manajemen itu ?
Pengendalian manajemen meliputi tiga keutamaan :

1 Merupakan bagian tanggung jawab manajemen yang utuh.

2 Dirancang untuk mengurangi kesalahan, ketidak teraturan, dan mencapai tujuan organisasi.

3. Berorientasi dan berusaha untuk membantu karyawan mencapai tujuan perusahaan.

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL:

Efektivitas dan efisiensi operasi
Reliabilitas pelaporan keuangan
Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang berlaku

Proses Pengendalian Internal :

l Proses Pengendalian Internal adalah sebuah proses yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan organisasi dapat dicapai, yaitu :

– Pelaporan keuangan yang handal

– Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi

– Dipatuhinya semua hukum dan peraturan-peraturan yang diterapkan.

Apakah unsur-unsur dari pengendalian internal?
Lingkungan pengendalian

– Penetapan risiko

– Aktivitas pengendalian

– Informasi dan komuniaksi

– Monitoring/supervisi

– Apakah terdapat pemisahan fungsi dan tugas pada bagian akuntansi?

– Tidak ada perangkapan fungsi / tugas oleh satu individu atau satu departemen.

– Apakah dilaksanakan audit internal?

– Audit internal sebagai aktivitas evaluasi secara independen dalam organisasi.

Klasifikasi pengendalian internal

Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem pengendalian internal dan pengendalian manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan empat kelompok pengendalian internal berikut ini:

Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif
Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi
Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi
Pengendalian Input, proses, dan output

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

Struktur pengendalian internal menurut COSO
Lingkungan Pengendalian Internal
Penaksiran Risiko
Aktivitas Pengendalian
Informasi dan Komunikasi
Monitoring

LINGKUNGAN PENGENDALIAN INTERNAL

Lingkungan pengendalian internal merefleksikan seluruh sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manager, pemilik, dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponen pengendalian internal yang lain.

Lingkungan pengendalian meliputi:

Filosofi manajemen dan gaya operasi. Manajer perlu menjadi contoh perilaku etis dengan mentaati kode etik perusahaan. Manajer perlu menyusun kode etik secara formal. Manajer mesti menekankan pentingnya pengendalian internal dan memperlakukan setiap personel dengan wajar dengan dengan penuh respek.

Integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan seluruh karyawan akan berdampak besar terhadap keseluruhan struktur pengendalian internal, menciptakan suasana yang secara signifikan mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan. Manajemen mesti secara proaktif memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar dengan standard etika perusahaan. Manajemen juga mesti membuat kebijakan yang mendukung karyawan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan bukan tujuan jangka pendek.

Komitmen terhadap kompetensi. Perusahaan mesti merekrut karyawan yang kompenen dan dapat dipercaya yang memiliki inisiatif dan kreativitas untuk bereaksi secara cepat terhadap kondisi bisnis yang dinamis. Perusahaan mesti memilih personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut.

Dewan direksi atau komite audit. Dewan direksi semestinya menunjuk komite audit untuk mengawasi praktik dan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan. Komite audit merupakan perantara antara dewan direksi dan auditor internal/eksternal.

Struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan rerangka hubungan formal antar personil perusahaan untuk mencapai tujuan organsisasi.

Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Perusahaan mesti memiliki deskripsi pekerjaan untuk setiap karyawan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mesti dilakukan dengan baik. Perubahan terhadap sistem informasi mesti dilakukan melalui persetujuan tertulis.

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Setiap karyawan baru mesti dikenalkan dengan pengendalian internal, kebijakan etika dan kode etik perusahaan. Perusahaan mesti perduli dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Perusahaan mesti memastikan terwujudnya lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perusahaan dapat menyelenggarakan sarana konseling untuk karyawan yang bermasalah. Perusahaan punya prosedur yang baik untuk karyawan yang berhenti bekerja.

Penilaian Resiko

Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :

strategis — melakukan hal yang salah
Operasional ── melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara yang salah
Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat
informasi — menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan

Perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, yaitu :

Pemilihan teknologi yang tidak sesuai
Akses sistem yang tidak diotorisasi
Penyadapan transmisi data
Hilangnya integritas data
Transaksi yang tidak lengkap
Kegagalan sistem
Sistem yang tidak kompatibel

Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :

Perusahaan lebih mungkin menjadi korban penipuan komputer daripada serangan teroris
Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan bersama-sama

PENAKSIRAN RISIKO

Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegah perusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi.

Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.
Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.
Menyusun analisis risiko.
Manajemen risiko yang relevan.

MONITORING
Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu ke waktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.

PAPARAN RISIKO

Setiap perusahaan menghadapi paparan risiko. Paparan risiko dapat berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, seperti dari karyawan, konsumen, hacker, pelaku criminal dan bencana alam.
Tipe risiko

kesalahan yang tidak disengaja
kesalahan yang disengaja
pencurian aktiva
menjebol keamanan perusahaan
tindak kekerasan dan bencana alam

Paparan terhadap risiko dipengaruhi oleh:

Frekuensi kejadian. Contoh: penjualan.
Kerentanan sebuah aktiva. Contoh kas sangat rentan.
Besarnya nilai rupiah.

Masalah yang memperbesar paparan risiko yang dihadapi perusahaan:

Kolusi
Kurangnya penegakan disiplin
Kejahatan komputer

Contoh kejahatan komputer:

Pencurian hardware dan software
penggunaan komputer tanpa otorisasi untuk kepentingan personal
modifikasi atau penggunaan program untuk melakukan kejahatan

Komputer rentan terhadap tindak kejahatan karena:

Komputer mengakibatkan pemusatan data dan pemrosesan data
jejak audit dalam lingkungan SIA tidak sejelas dalam lingkungan manual
Komputer powerful tetapi kompleks dan rentan

Dalam menerapkan pengendalian, perusahaan mesti mempertimbangkan manfaat dan biaya untuk menerapkan pengendalian tersebut.

Informasi dan Komunikasi

Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai

Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
semua data input akurat dan lengkap
semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik
semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal
semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat

Akuntan harus memahami berikut ini :

Bagaimana transaksi diawali
Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui
Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi
Bagaimana informasi dilaporkan
Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail).
Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan.

http://aminahhumairoh.wordpress.com